Không phải ai cũng tự trang bị được cho mình kỹ năng viết 1 email xin việc hoàn hảo để ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân. Chính vì vậy trong bài viết ngày hôm nay lethuan.net sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách viết email xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng nhất để giúp các bạn có thêm một kỹ năng quan trọng trong quá trình khởi nghiệp của mình. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Advertisement
Một email xin việc được coi là hoàn hảo khi nó phải đảm bảo đầy đủ và chính xác 5 tiêu chí sau: Tên email & tên hiển thị trên email người gửi, tiêu đề email, nội dung email, định dạng các tệp tin đính kèm và chữ ký ở cuối email.
1. Tên email và tên hiển thị trên email người gửi
Tên tài khoản email chính là tiêu chí đầu tiên mà người tuyển dụng sẽ chú ý tới trong 1 email xin việc. Để thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của mình thì người dùng cần sử dụng những tài khoản email có chứa thông tin họ tên của bạn cũng như có thể chứa thêm các thông tin mở rộng khác như trường đại học, lĩnh vực chuyên môn, quê quán,… Tuyệt đối nên tránh những tên tài khoản email mang ngôn ngữ teen code như [email protected], [email protected], … Những tên tài khoản email này sẽ thể hiện bạn là người kém chuyên nghiệp, không có tinh thần cầu thị với công việc mà bạn đang ứng tuyển và sẽ là điểm trừ rất lớn của bạn. Một số ví dụ về những tên email chuyên nghiệp mà bạn nên sử dụng là: [email protected], [email protected], [email protected],…
Ngoài tên tài khoản email ra thì tên hiển thị của email cũng là 1 chi tiết được các nhà tuyển dụng quan tâm. Với tên hiển thị email thì chúng ta nên sử dụng đầy đủ họ tên thật được viết hoa đúng chính tả, tránh sử dụng những tên biệt danh, tên gọi nước ngoài hay viết sai chính tả, cú pháp giống như ở ví dụ dưới đây.
Để đặt lại tên hiển thị cho email thì các bạn hãy truy cập vào mục cài đặt tài khoản. Ở ví dụ này chúng tôi sẽ hướng dẫn trên dịch vụ Gmail. Đầu tiên các bạn hãy đăng nhập vào tài khoản email của bạn. Tại giao diện hòm thư email các bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Cài đặt hình bánh răng ở góc trên tay phải màn hình và chọn dòng Xem tất cả chế độ cài đặt.
Advertisement
Trong cửa sổ cài đặt các bạn hãy nhấp chuột chọn vào tab Tài khoản và Nhập. Tại tab này các bạn hãy kéo chuột và chọn vào dòng Chỉnh sửa thông tin.
Trong cửa sổ chỉnh sử mới hiện ra, các bạn hãy nhập vào tên hiển thị email mới ở khung trống rồi nhấp chuột chọn Lưu thay đổi để lưu lại.
2. Tiêu đề của email xin việc
Đối với tiêu đề của email xin việc, thông thường nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu các bạn ghi rõ tiêu đề email theo 1 nội dung quy định sẵn. Để tiện cho việc tổng hợp thông tin, những nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu các ứng viên gửi email đến 1 địa chỉ email cho sẵn với tiêu đề theo quy chuẩn “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Công ty” hay “Họ và tên – Mã số ứng tuyển – Ngày tháng ứng tuyển”,… cùng nhiều quy chuẩn khác quy định theo từng công ty và vị trí việc làm. Trong trường hợp này thì các bạn cần tuân thủ đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng, tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa tiêu đề email trái với quy định để tránh việc thất lạc thông tin hồ sơ. Trong trường hợp nhà tuyển dụng không đưa ra 1 quy chuẩn cho trước về tiêu đề của email xin việc thì các bạn cũng có thể đặt tiêu đề email giống như trên hoặc đơn giản là ghi rõ Đơn xin ứng tuyển vào vị tri việc làm xxx nào đó mà bạn mong muốn. Ngoài ra các bạn cũng có thể tham khảo thêm một vài yêu cầu khác của công ty để đặt tiêu đề cho phù hợp
Advertisement
3. Nội dung của email xin việc
Nội dụng của email xin việc chính là phần quan trọng nhất sẽ quyết định phần lớn việc bạn có được lọt vào vòng sau để có cơ hội nhận được công việc này hay không. Nội dung của email cần làm rõ được những vấn đề như bạn là ai, bạn ứng tuyển vào vị trí nào, bạn có năng lực và kỹ năng phù hợp nào đối với vị trí đang ứng tuyến và bản thân bạn sẽ làm gì để thực hiện tốt vai trò đó.
Ở đầu thư, các bạn hãy bắt đầu bằng câu “Kính gửi” để thể hiện sự trang trọng tới nhà tuyển dụng, ngoài ra các bạn cũng có thể sử dụng từ “Dear” thay cho từ “Kính gửi”.
Nếu như người nhận là 1 cá nhân cụ thể thì các bạn hãy ghi rõ thông tin của người đó ra: Kính gửi Anh/chị xxx – phòng/ban yyy, ví dụ: Kính gửi ông Nguyễn Văn A – Trưởng Bộ phận Hành chính – Nhân sự.
Nếu như các bạn không biết rõ đối tượng nhận thư cụ thể thì hãy ghi: Kính gửi Bộ phận – tên Công ty, ví dụ: Kính gửi Bộ phận Hành chính – Nhân sự – Công ty ABC.
Nói tóm lại, nôi dung của email xin việc có thể dựa theo cấu trúc sau:
– Ý thứ nhất: Giới thiệu ngắn gọn thông tin về bản thân như tên, ngày tháng năm sinh, học vấn,…
– Ý thứ hai: Nói rõ vị trí bạn muốn ứng tuyển, bạn biết tới thông tin tuyển dụng qua nguồn nào báo chí, internet, có người giới thiệu,…)
– Ý thứ ba: Tóm tắt ngắn gọn những kỹ năng, năng lực của bạn mà bạn cho là phù hợp với công việc mà bạn đang ứng tuyển, sau đó đính kèm CV và Cover Letter.
– Cuối thư: Các bạn hãy sử dụng lời cảm ơn để kết thúc email, cảm ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được tham gia ứng tuyển.
4. Định dạng file đính kèm
Một chi tiết thường không được những ứng viên chú ý tới đó là định dạng của những tệp tin đính kèm chứa trong email xin việc. Các bạn cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Một lưu ý là các bạn nên sử dụng những định dạng có tính bảo mật cao như PDF để lưu trữ những tài liệu này nhằm tránh việc các file định dạng Word sẽ hiển thị sai lệch bố cục, font chữ trên những hệ thống máy tính khác nhau, gây mất điểm trong mắt những nhà tuyển dụng.
5. Chữ ký
Chữ ký ở cuối email sẽ chứa những thông tin cá nhân của ứng viên như họ tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, email, mã bưu chính, skype, website cá nhân,… Những thông tin này sẽ giúp cho các nhà tuyển dụng có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm thông tin về ứng viên cũng như liên hệ với ứng viên 1 cách nhanh chóng.
Để cài đặt chữ ký trên Gmail thì đầu tiên các bạn hãy truy cập vào mục cài đặt tài khoản như hướng dẫn ở mục 1. Tại menu cài đặt các bạn hãy nhấp chuột chọn vào tab Chung rồi kéo chuột xuống dưới và lựa chọn mục Chữ ký
Trong khung cài đặt chữ ký, các bạn hãy chỉnh sửa chữ ký theo ý của mình, lưu ý là cần đảm bảo đủ thông tin liên hệ rồi cuối cùng chọn Lưu thay đổi để lưu lại.
Trên đây là bạn hướng dẫn cách viết email xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng nhất mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay. Chắc hẳn rằng thông qua bài viết này đã cung cấp thêm thông tin cho các bạn về những kinh nghiệm bổ ích liên quan tới ứng tuyển và xin việc để các bạn có thể áp dụng trong cuộc sống. Chúc các bạn thành công!
Advertisement
