Bạn là học sinh, sinh viên hay người đã đi làm, chắc hẳn đã từng phải thuyết trình trước đám đông, những người chưa có kiến thức về vấn đề bạn sắp trình bày. Trừ khi bạn là bậc thầy thuyết trình như Steve Jobs, bạn sẽ cần phần mềm hỗ trợ như Microsoft PowerPoint, Prezi, hay Microsoft Sway. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ việc thiết kế slide cho các công ty quốc tế, hy vọng giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Biết rõ mục đích bài thuyết trình là bước đầu tiên để thu hút khán giả. Xác định rõ bạn muốn truyền tải điều gì. Có hai loại thuyết trình chính: thuyết trình kỹ thuật (Technical presentations) đi sâu vào chi tiết chuyên môn và thuyết trình thuyết phục (Persuasive presentations) nhằm thuyết phục khán giả về một ý tưởng, sản phẩm hay thương hiệu. Tuy nhiên, hầu hết bài thuyết trình là sự kết hợp của cả hai. Mục tiêu quan trọng nhất là giữ chân khán giả, tránh lan man, nhàm chán.

Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình kỹ lưỡng là yếu tố then chốt. Xây dựng một câu chuyện xuyên suốt, logic, theo trình tự thời gian giúp khán giả dễ dàng theo dõi và hiểu được ý tưởng của bạn. Tập trung vào những điểm chính, tránh ôm đồm quá nhiều thông tin. Nếu khán giả quan tâm đến chi tiết, họ sẽ đặt câu hỏi vào cuối buổi thuyết trình.

Tránh sử dụng Template có sẵn của PowerPoint. Hầu hết mọi người đều dùng template, khiến bài thuyết trình của bạn trở nên đại trà, thiếu cá tính. Hãy tự thiết kế slide để tạo phong cách riêng, thể hiện sự chuyên nghiệp và sáng tạo.

Sử dụng màu sắc một cách hài hòa và hiệu quả. Chọn tối đa 5 màu sắc phù hợp, tạo bảng màu (palette) và áp dụng xuyên suốt bài thuyết trình. Màu sắc ảnh hưởng đến tâm lý người xem, vì vậy hãy lựa chọn màu sắc phù hợp với chủ đề, đối tượng khán giả.

Sử dụng font chữ hợp lý. Không nên dùng quá 3 font chữ: một cho tiêu đề, một cho nội dung chính và một cho các phần còn lại. Việc sử dụng quá nhiều font chữ sẽ khiến slide trở nên rối mắt, khó theo dõi.

Chọn bố cục (layout) phù hợp cho từng slide. Bạn có thể sử dụng nhiều layout khác nhau cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như slide chuyển tiếp, slide chỉ có hình ảnh, slide chỉ có chữ, hoặc slide kết hợp cả hình ảnh, chữ và các yếu tố khác. Đảm bảo các yếu tố trên slide được căn chỉnh thẳng hàng để tạo sự chuyên nghiệp.

Sử dụng hình ảnh thông minh. Hình ảnh giúp khán giả ghi nhớ nội dung tốt hơn. Chọn hình ảnh chất lượng cao, liên quan đến chủ đề và đảm bảo màu chữ tương phản, dễ đọc. Chú ý đến giấy phép sử dụng hình ảnh để tránh vi phạm bản quyền.

Hạn chế chữ trên slide. Slide không phải là bài đọc, mà là công cụ hỗ trợ cho bài thuyết trình. Viết ngắn gọn, xúc tích, tập trung vào những ý chính. Người thuyết trình là bạn, không phải slide.

Không cố gắng nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một slide. Hãy giữ cho slide đơn giản, dễ hiểu, theo nguyên tắc KISS (Keep It Simple, Stupid). Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một ý chính.

Tránh lạm dụng hiệu ứng chuyển động. Hiệu ứng có thể gây mất tập trung, không tương thích giữa các phiên bản phần mềm và không hoạt động khi xuất file PDF. Nội dung và cách trình bày của bạn mới là yếu tố quan trọng nhất.