Nội Dung Bài Viết

PivotTable là công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp tạo báo cáo nhanh chóng mà không cần công thức phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xếp hạng dữ liệu trong PivotTable, tương tự như sử dụng hàm RANK trong Excel.

Báo cáo PivotTable cho phép hiển thị nhiều dạng kết quả khác nhau một cách linh hoạt. Đặc biệt, việc xếp hạng dữ liệu trong PivotTable giúp bạn dễ dàng so sánh và phân tích hiệu suất, xu hướng, và các thông tin quan trọng khác.

Tạo Báo cáo PivotTable Cơ Bản

Để bắt đầu, hãy cùng xem xét một ví dụ về cách tạo báo cáo PivotTable. Giả sử ta có bảng dữ liệu sau:

Dữ liệu gốc cho PivotTable

Bảng dữ liệu này gồm 7 cột và 102 dòng, tiêu đề cột nằm ở dòng 2. Bạn có thể tải file mẫu tại đây: http://bit.ly/2xU3I5t.

Yêu cầu đặt ra là lập báo cáo về Số lượng của từng Sản phẩm và Xếp hạng sản phẩm theo số lượng.

Để thực hiện, ta cần xác định các thành phần của báo cáo:

Phân tích cấu trúc báo cáo

Kết quả cần tính: Cột “Số lượng”
Đối tượng báo cáo: Cột “Sản phẩm”

Các bước tạo báo cáo PivotTable:

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu.
Vào thẻ Insert > PivotTable.
Trong cửa sổ Create PivotTable, chọn Existing Worksheet và nhập vị trí Sheet BaoCao!A1.
Trong PivotTable Fields, kéo:
- “Sản phẩm” vào vùng ROWS.
- “Số lượng” vào vùng VALUES.
Đổi tên cột trong báo cáo:
- A1: Tên Sản Phẩm
- B1: Tổng Số Lượng

Xếp Hạng Trong PivotTable

Để xếp hạng sản phẩm theo số lượng, ta thực hiện các bước sau:

Kéo trường “Số lượng” vào vùng VALUES một lần nữa.

Thêm trường "Số lượng" lần 2

Đổi tên cột “Sum of Số lượng2” (ô C1) thành “Xếp Hạng”.
Click chuột phải vào một ô bất kỳ trong cột “Xếp Hạng” > Show Values As.
Chọn Rank Smallest to Largest (xếp hạng tăng dần) hoặc Rank Largest to Smallest (xếp hạng giảm dần).

Chọn cách xếp hạng

Hai cách xếp hạng:

Tăng dần (Smallest to Largest): Giá trị nhỏ nhất xếp hạng 1.

Xếp hạng tăng dần

Giảm dần (Largest to Smallest): Giá trị lớn nhất xếp hạng 1.

Xếp hạng giảm dần

Kết Luận

Việc xếp hạng trong PivotTable giúp bạn nhanh chóng phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên thứ hạng của các mục. Bằng cách áp dụng các bước đơn giản trên, bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo xếp hạng chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy khám phá thêm các tính năng khác của PivotTable để tối ưu hóa việc phân tích dữ liệu của bạn. Một số bài viết hữu ích:

Khởi đầu với Pivot Table trong Excel
Hướng dẫn cách lập báo cáo % tiến độ thực hiện công việc bằng PivotTable trên Excel
Hướng dẫn cách lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng Pivot Table
Tại sao bạn cần học kỹ năng tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel