Nội Dung Bài Viết

Excel cung cấp vô số hàm cho các nhu cầu tính toán đa dạng. Tuy nhiên, viết hàm sao cho đúng để đạt kết quả chính xác lại là một vấn đề khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết hàm trong Excel hiệu quả và tránh những lỗi thường gặp.

alt text: Cấu trúc hàm VLOOKUP trong Excel

Trong Excel, các hàm tính toán rất đa dạng và có độ phức tạp khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều có 3 thành phần chính cần lưu ý để sử dụng đúng cách:

1. Cấu Trúc Hàm (Cú Pháp)

Mỗi hàm trong Excel đều có cấu trúc riêng, thường được gợi ý khi bạn bắt đầu gõ hàm. Hiểu rõ cấu trúc này là bước đầu tiên để viết hàm chính xác.

Ví dụ, hàm VLOOKUP có cấu trúc như sau:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Để hiểu rõ hơn, ta có thể dịch nghĩa từng thành phần sang tiếng Việt:

alt text: Giải thích các thành phần của hàm VLOOKUP trong Excel

lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm (giá trị tham chiếu).
table_array: Bảng dữ liệu dùng để tìm kiếm.
col_index_num: Số thứ tự của cột chứa kết quả cần tìm trong table_array.
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm (tương đối hoặc chính xác). Tham số này có thể là:

alt text: Hướng dẫn sử dụng tham số range_lookup trong hàm VLOOKUP

*   `TRUE`: Tìm kiếm tương đối.
*   `FALSE`: Tìm kiếm chính xác.

Viết đúng cấu trúc hàm là điều kiện tiên quyết để hàm tính toán đúng.

Xem thêm: Hướng Dẫn Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Từ A Đến Z

2. Giá Trị Nhập vào Hàm

Bên cạnh cấu trúc, việc nhập đúng giá trị cho từng tham số cũng rất quan trọng.

Ví dụ, col_index_num yêu cầu một số nguyên dương, thể hiện số thứ tự cột kết quả trong table_array. Giá trị này phải:

Nằm trong giới hạn của table_array. Nếu table_array có 5 cột thì col_index_num tối đa là 5.
Là một số. Nhập ký tự chữ sẽ gây lỗi.

Giá trị nhập vào hàm phải hợp lý về mặt logic. Có hai cách nhập giá trị:

Trực tiếp: Nhập giá trị cụ thể.
Gián tiếp: Tham chiếu đến ô chứa giá trị.

alt text: Cách viết tham chiếu trong hàm Excel

Cả hai công thức trên đều cho kết quả đúng, nhưng cách nhập giá trị khác nhau:

Công thức 1: Nhập trực tiếp số 3.
Công thức 2: Tham chiếu đến ô C2 chứa giá trị 3.

Tương tự, các thành phần khác:

lookup_value: Nhập trực tiếp “Nga” (dạng Text, đặt trong dấu nháy kép).
table_array: Tham chiếu gián tiếp đến bảng A3:C5.
range_lookup: Nhập trực tiếp FALSE.

3. Loại Dữ Liệu

Có hai điểm cần lưu ý về loại dữ liệu:

a. Dữ liệu trực tiếp/tham chiếu:

Text: Ký tự văn bản (đặt trong dấu nháy kép).
Number: Số (không cần dấu nháy kép).
Date: Ngày tháng (thường ở dạng số hoặc tham chiếu).

b. Dữ liệu tham chiếu (Range và Array):

Range: Vùng ô liên tiếp, thường dùng cho dữ liệu một cột.
Array: Mảng dữ liệu, có thể là toàn bộ hoặc một phần dữ liệu trong ô.

Xem thêm: Chuẩn Hóa Dữ Liệu trong Excel với Power Query: Hướng Dẫn Chi Tiết

Ví dụ:

table_array trong VLOOKUP là dạng Array.
sum_range trong SUMIF là dạng Range.

Hàm Excel sẽ tính toán dựa trên loại dữ liệu. Sai loại dữ liệu sẽ dẫn đến kết quả sai.

alt text: Lỗi hàm VLOOKUP do sai loại dữ liệu

Cùng là công thức VLOOKUP, nhưng khi đặt 84 trong dấu nháy kép lại không ra kết quả. Nguyên nhân là do cột “Mã” chứa dữ liệu dạng số, trong khi “84” trong dấu nháy kép là dạng Text.

Loại dữ liệu là yếu tố quan trọng nhưng dễ bị bỏ qua. Khi kiểm tra hàm, hãy thực hiện theo thứ tự: