Hướng Dẫn Tạo Ô Tick (Checkbox) Trong Excel

Bạn muốn tạo danh sách kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc, hoặc thiết kế biểu mẫu tương tác trong Excel? Ô tick (checkbox) chính là giải pháp hoàn hảo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ô tick trong Excel và ứng dụng chúng vào công thức, tạo bảng liệt kê, báo cáo, và biểu đồ tương tác.

Hộp đánh dấu, hay còn gọi là hộp lựa chọn hoặc checkbox, là một ô vuông nhỏ cho phép bạn chọn hoặc bỏ chọn tùy ý. Việc tích hợp checkbox vào Excel mở ra nhiều khả năng, giúp bạn quản lý mục tiêu, theo dõi thời gian biểu, và hoàn thành công việc hiệu quả.

Cách Chèn Hộp Đánh Dấu Vào Excel

Để chèn checkbox, bạn cần kích hoạt tab “Developer” trên ribbon Excel.

Hiển Thị Tab “Developer” Trên Ribbon

Thực hiện theo các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào ribbon và chọn “Customize the Ribbon…”. Hoặc vào “File” > “Options” > “Customize Ribbon”.
2. Trong mục “Customize the Ribbon”, chọn “Main Tabs”.
3. Tích vào hộp “Developer” và nhấn “OK”.

Kích hoạt tab Developer

Giờ đây, tab “Developer” đã xuất hiện trên ribbon, cung cấp cho bạn nhiều công cụ tương tác, bao gồm cả checkbox.

Sắp Xếp Dữ Liệu

Trước khi chèn checkbox, hãy chuẩn bị danh sách các mục cần kiểm tra hoặc công việc cần làm. Ví dụ:

Danh sách công việc

Thêm Hộp Đánh Dấu

1. Trong tab “Developer”, chọn “Insert” trong nhóm “Controls”, sau đó chọn biểu tượng checkbox trong “Form Controls”.
2. Nhấp vào ô bạn muốn chèn checkbox (ví dụ: B2). Checkbox sẽ xuất hiện gần đó.
3. Kéo checkbox đến vị trí mong muốn.
4. Để xóa chữ mặc định “Check Box 1”, nhấp chuột phải vào checkbox, chọn “Edit Text” và xóa nội dung.

Chèn checkboxDi chuyển checkboxXóa chữ mặc định

Sao Chép Hộp Đánh Dấu Vào Các Ô Khác

1. Chọn ô chứa checkbox.
2. Kéo góc dưới bên phải của ô xuống đến ô cuối cùng bạn muốn sao chép.

Sao chép checkbox

Liên Kết Hộp Đánh Dấu Với Ô

Để Excel ghi nhận trạng thái của checkbox (được chọn hoặc bỏ chọn), bạn cần liên kết nó với một ô.

1. Nhấp chuột phải vào checkbox và chọn “Format Control…”.
2. Trong tab “Control”, nhấp vào ô “Cell link” và chọn một ô trống để liên kết (hoặc nhập tham chiếu ô thủ công).

Liên kết checkbox với ô

Khi checkbox được chọn, ô liên kết sẽ hiển thị “TRUE”; khi bỏ chọn, ô sẽ hiển thị “FALSE”.

Trạng thái checkbox

Ví Dụ Sử Dụng Hộp Đánh Dấu Trong Excel

Dưới đây là một số ví dụ ứng dụng checkbox:

Tạo Danh Sách Kiểm Tra Với Bảng Tóm Tắt

• Công thức tính tổng nhiệm vụ: =COUNTA(A2:A12) (A2:A12 là phạm vi danh sách)
• Công thức tính số nhiệm vụ đã hoàn thành: =COUNTIF(C2:C12,TRUE) (C2:C12 là phạm vi ô liên kết)
• Công thức tính phần trăm nhiệm vụ hoàn thành: =COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)

Bảng tóm tắt

Bạn có thể sử dụng hàm IF để hiển thị kết quả tùy chỉnh, ví dụ: =IF(B14=B15,"Hoàn thành!","Chưa hoàn thành"). Kết hợp với định dạng có điều kiện để làm nổi bật kết quả.

Danh sách kiểm tra hoàn chỉnh

Tạo Danh Sách Công Việc Cần Làm Với Định Dạng Có Điều Kiện

Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để gạch ngang nhiệm vụ đã hoàn thành.

1. Chọn danh sách công việc (ví dụ: A2:A11).
2. Vào “Home” > “Conditional Formatting” > “New Rule…”.
3. Chọn “Use a formula to determine which cells to format”.
4. Nhập công thức: =$C2=TRUE (C2 là ô liên kết đầu tiên).
5. Nhấn “Format…” và chọn định dạng gạch ngang.

Định dạng có điều kiện

Nhiệm vụ đã hoàn thành

Hoặc, bạn có thể thêm cột “Trạng thái” với công thức =IF(E2=TRUE,"Đã xong","Chưa xong") và áp dụng định dạng có điều kiện cho cột này.

Cột trạng tháiDanh sách công việc hoàn chỉnh

Tạo Báo Cáo Tương Tác

Bạn có thể sử dụng checkbox để tạo báo cáo tổng hợp dữ liệu theo lựa chọn. Ví dụ: báo cáo doanh thu theo vùng miền.

1. Thêm checkbox cho từng vùng (Bắc, Nam, Đông, Tây).
2. Liên kết checkbox với các ô.
3. Tạo cột phụ với công thức =IF(I2=TRUE,H2,"-") (I2 là ô liên kết, H2 là tên vùng).
4. Sử dụng hàm DSUM để tính tổng doanh thu theo vùng được chọn: =DSUM(A5:F48,"Tổng từng vùng",J1:J5) (A5:F48 là phạm vi dữ liệu, “Tổng từng vùng” là tên cột cần tính tổng, J1:J5 là phạm vi điều kiện).

Báo cáo tương tác

Tạo Biểu Đồ Động

Checkbox cũng giúp tạo biểu đồ động, thay đổi theo lựa chọn.

1. Tạo checkbox và liên kết với ô.
2. Tạo chuỗi dữ liệu cho biểu đồ với công thức =IF($G$2=TRUE,B4,NA()) (G2 là ô liên kết, B4 là dữ liệu gốc). Giá trị NA() sẽ ẩn dữ liệu khi checkbox không được chọn.
3. Tạo biểu đồ từ chuỗi dữ liệu này.

Biểu đồ động

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo và sử dụng ô tick trong Excel. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn!