Nội Dung Bài Viết

Trong quá trình xử lý dữ liệu trên bảng tính, nhu cầu trích xuất thông tin từ một chuỗi văn bản dài là bài toán thường gặp đối với dân văn phòng và các chuyên gia phân tích dữ liệu. Bạn cần lấy mã vùng từ số điện thoại, tách họ ra khỏi tên đầy đủ, hay lọc lấy mã sản phẩm? Hàm LEFT trong Excel chính là công cụ mạnh mẽ và cơ bản nhất để giải quyết vấn đề này.

Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của hàm LEFT không chỉ dừng lại ở việc cắt chuỗi đơn thuần. Khi kết hợp với các hàm khác như LEN, SEARCH hay VALUE, nó trở thành một trợ thủ đắc lực giúp tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu phức tạp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng hàm LEFT, tối ưu hóa công việc và khắc phục các lỗi thường gặp.

Công Thức Và Cú Pháp Hàm LEFT Cơ Bản

Về bản chất, hàm LEFT trong Excel được thiết kế để trích xuất một số lượng ký tự nhất định bắt đầu từ phía bên trái (đầu chuỗi) của một chuỗi văn bản.

Cú pháp chuẩn:

=LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản gốc hoặc tham chiếu đến ô chứa chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất ký tự.
num_chars (Tùy chọn): Số lượng ký tự bạn muốn lấy ra, tính từ ký tự đầu tiên bên trái.
- Nếu bỏ qua đối số này (không nhập), Excel sẽ mặc định lấy 1 ký tự.
- Nếu num_chars lớn hơn tổng độ dài của chuỗi văn bản, hàm sẽ trả về toàn bộ chuỗi văn bản đó.
- num_chars phải là một số nguyên dương (lớn hơn hoặc bằng 0).

Dưới đây là minh họa trực quan về cách hàm hoạt động:

Mô phỏng cách hoạt động của hàm LEFT trong Excel qua ảnh động

Ví dụ minh họa kết quả trả về khi sử dụng hàm LEFT cơ bản

Ví dụ thực tế:

Để lấy 3 ký tự đầu tiên của chuỗi văn bản nằm trong ô A2, chúng ta sử dụng công thức sau:

=LEFT(A2, 3)

Kết quả hiển thị trên bảng tính sẽ như sau:

Kết quả trích xuất 3 ký tự đầu tiên bằng hàm LEFT

Lưu ý quan trọng: Hàm LEFT thuộc nhóm hàm xử lý văn bản (Text Functions). Do đó, kết quả trả về luôn ở định dạng văn bản (Text), ngay cả khi bạn trích xuất các con số. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc tính toán sau này nếu bạn không chuyển đổi định dạng.

Ứng Dụng Nâng Cao: Kết Hợp Hàm LEFT Trong Các Tình Huống Phức Tạp

Trong thực tế, dữ liệu hiếm khi được chuẩn hóa đồng nhất về độ dài. Việc chỉ sử dụng một con số cố định cho num_chars thường không hiệu quả. Dưới đây là các kỹ thuật kết hợp hàm để xử lý dữ liệu linh hoạt.

Xem thêm: Tra cứu Dữ liệu Excel với Textbox và Userform

1. Trích xuất chuỗi ký tự đứng trước một ký tự xác định (Dấu cách, dấu gạch ngang)

Đây là bài toán kinh điển: Tách “Họ” ra khỏi “Họ và Tên”, hoặc lấy mã quốc gia từ số điện thoại. Vấn đề nằm ở chỗ độ dài của Họ hoặc mã quốc gia không cố định (ví dụ: “Nguyễn” có 6 ký tự, nhưng “Lê” chỉ có 2). Chúng ta không thể dùng một số cố định.

Giải pháp là kết hợp hàm SEARCH hoặc FIND để xác định vị trí của “ký tự ngăn cách” (như dấu cách hoặc dấu gạch ngang), sau đó dùng vị trí đó làm tham số cho hàm LEFT.

Công thức tổng quát:

=LEFT(Ô_dữ_liệu, SEARCH("ký_tự_ngăn_cách", Ô_dữ_liệu) - 1)

Ví dụ 1: Tách Họ từ Tên đầy đủ

Nếu họ và tên ngăn cách nhau bởi dấu cách (khoảng trắng), ta dùng hàm SEARCH để tìm vị trí dấu cách đầu tiên, sau đó trừ đi 1 để loại bỏ chính dấu cách đó khỏi kết quả.

=LEFT(A2, SEARCH(" ", A2) - 1)

Kết quả nhận được sẽ là phần Họ được tách ra chính xác dù độ dài khác nhau:

Sử dụng hàm LEFT và SEARCH để tách họ ra khỏi tên đầy đủ

Ví dụ 2: Lấy mã vùng từ số điện thoại

Tương tự, nếu mã vùng và số điện thoại ngăn cách bởi dấu gạch ngang (“-“), ta thay đổi ký tự tìm kiếm trong hàm SEARCH:

=LEFT(A2, SEARCH("-", A2) - 1)

Kết quả tách mã vùng điện thoại bằng sự kết hợp hàm LEFT và SEARCH

2. Loại bỏ N ký tự cuối cùng khỏi chuỗi

Đôi khi nhiệm vụ của bạn không phải là “lấy bao nhiêu ký tự từ đầu”, mà là “bỏ đi bao nhiêu ký tự ở cuối”. Ví dụ: Bạn có danh sách tên tệp tin và muốn bỏ phần đuôi mở rộng (như .xlsx, .docx) hoặc bỏ các hậu tố thừa.

Lúc này, ta cần tư duy ngược: Số ký tự cần lấy = Tổng độ dài chuỗi – Số ký tự muốn bỏ đi.

Chúng ta sẽ kết hợp hàm LEN (đếm tổng ký tự) với hàm LEFT.

Công thức:

=LEFT(Chuỗi, LEN(Chuỗi) - Số_ký_tự_muốn_bỏ)

Ví dụ:

Trong ô A2 chứa chuỗi “Project Alpha – ToDo”. Bạn muốn loại bỏ phần đuôi ” – ToDo” (bao gồm 1 dấu gạch ngang, 2 dấu cách và 4 chữ cái, tổng cộng 7 ký tự).

Công thức sẽ là:

=LEFT(A2, LEN(A2) - 7)

Bảng kết quả cho thấy phần đuôi thừa đã được cắt bỏ hoàn toàn tự động:

Minh họa cách cắt bỏ phần đuôi văn bản bằng hàm LEFT và LEN

3. Ép buộc hàm LEFT trả về giá trị số (Number)

Như đã đề cập, hàm LEFT luôn trả về kết quả dạng Text. Nếu bạn trích xuất các con số (ví dụ: lấy 2 số đầu của mã đơn hàng để tính toán), Excel sẽ không thể dùng kết quả này để cộng trừ nhân chia được.

Để khắc phục, hãy lồng hàm LEFT vào bên trong hàm VALUE. Hàm VALUE có chức năng chuyển đổi chuỗi văn bản dạng số thành giá trị số thực sự.

Công thức:

=VALUE(LEFT(text, num_chars))

Ví dụ:

Trích xuất 2 ký tự đầu từ ô A2 và chuyển thành số để tính toán:

=VALUE(LEFT(A2, 2))

Kết quả ở cột B bây giờ là các con số thực thụ (bạn có thể thấy chúng được căn lề phải theo mặc định của Excel, thay vì lề trái như văn bản):

Xem thêm: Hàm EDATE trong Excel: Cách Tính Ngày Tháng Nhanh Chóng

Chuyển đổi kết quả hàm LEFT thành số bằng hàm VALUE

Các Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Hàm LEFT Và Cách Khắc Phục

Dù cú pháp đơn giản, người dùng vẫn thường xuyên gặp lỗi khi sử dụng hàm LEFT. Dưới đây là 3 nguyên nhân phổ biến nhất và cách xử lý triệt để.

1. Lỗi #VALUE! do tham số num_chars nhỏ hơn 0

Lỗi này thường xảy ra khi bạn sử dụng công thức kết hợp (như LEFT + SEARCH) chứ không phải nhập số trực tiếp.

Nguyên nhân: Khi công thức tính toán num_chars trả về một số âm. Ví dụ: Bạn dùng SEARCH("-", A2) - 1. Nếu trong ô A2 không có dấu gạch ngang nào, hoặc vị trí tìm thấy nhỏ hơn số bị trừ, kết quả sẽ bị âm.

Ví dụ:

Nếu công thức là LEFT(A2, SEARCH("-", A2) - 11). Giả sử dấu “-” ở vị trí thứ 5. Phép tính 5 - 11 = -6. Hàm LEFT không thể lấy “-6” ký tự, nên báo lỗi #VALUE!.

Lỗi Value khi tham số ký tự cần lấy là số âm

Cách khắc phục: Kiểm tra lại logic của công thức lồng bên trong. Sử dụng hàm IFERROR để bẫy lỗi nếu cần thiết.

2. Kết quả sai do khoảng trắng thừa (Leading Spaces)

Đây là “kẻ thù thầm lặng” của dân dữ liệu. Khi bạn copy dữ liệu từ website hoặc phần mềm khác, thường có các dấu cách (space) vô hình nằm ở đầu chuỗi.

Ví dụ: Chuỗi thực tế là ” Apple” (có 1 dấu cách đầu), không phải “Apple”. Khi bạn dùng =LEFT(A2, 1), kết quả trả về là ” ” (dấu cách), chứ không phải chữ “A”.

Lỗi trích xuất sai do khoảng trắng thừa ở đầu chuỗi

Cách khắc phục:

Hãy làm sạch dữ liệu trước hoặc kết hợp hàm TRIM ngay trong công thức để loại bỏ khoảng trắng thừa:

=LEFT(TRIM(A2), 3)

3. Không trích xuất được ngày tháng như ý muốn

Nhiều người cố gắng dùng hàm LEFT để lấy ngày hoặc tháng từ một ô chứa dữ liệu định dạng Date (Ví dụ: 11/01/2017). Tuy nhiên, kết quả trả về lại là những con số lạ lẫm (như 42…).

Nguyên nhân: Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng một chuỗi số serial (Serial Number). Ví dụ: ngày 11/01/2017 thực chất được Excel lưu là số 42746. Những gì bạn thấy “11/01/2017” chỉ là lớp hiển thị (Format). Khi dùng hàm LEFT, nó sẽ cắt trên con số thực 42746.

Cách khắc phục:

Nếu muốn lấy ngày, tháng, năm: Sử dụng các hàm chuyên dụng DAY(), MONTH(), YEAR().
Nếu bắt buộc dùng LEFT (chỉ khi ngày tháng được nhập dạng Text): Đảm bảo ô đó đang được định dạng là Text.

Sự khác biệt khi dùng hàm LEFT trên định dạng ngày tháng và định dạng văn bản

Kết Luận

Hàm LEFT trong Excel tuy là một hàm xử lý chuỗi cơ bản nhưng lại đóng vai trò mắt xích quan trọng trong việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu. Việc nắm vững cách sử dụng hàm LEFT, đặc biệt là sự kết hợp linh hoạt với SEARCH, LEN, TRIM và VALUE, sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ thao tác thủ công.

Tóm tắt các điểm cần nhớ:

Cú pháp: =LEFT(chuỗi, số_ký_tự).
Định dạng: Kết quả luôn là Text (muốn tính toán phải dùng thêm VALUE).
Linh hoạt: Kết hợp với SEARCH để lấy chuỗi có độ dài thay đổi.
Xử lý lỗi: Chú ý khoảng trắng thừa (dùng TRIM) và định dạng ngày tháng.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và những thủ thuật hữu ích nhất về hàm LEFT. Hãy mở Excel lên và thực hành ngay với dữ liệu của bạn để ghi nhớ công thức nhé!