Bài viết này hướng dẫn bạn các phương pháp hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính Excel vào một trang tính hoặc kết hợp nhiều trang tính bằng cách sao chép dữ liệu.
Hợp nhất Dữ liệu từ Nhiều Trang tính vào Một Trang Tính
Tính năng Consolidate tích hợp sẵn trong Excel là cách nhanh nhất để hợp nhất dữ liệu. Ví dụ, bạn cần tổng hợp báo cáo doanh thu từ các chi nhánh vào một bảng tổng hợp.
Ba trang tính dưới đây có cấu trúc tương tự nhưng số hàng và cột khác nhau:
Ba trang tính Excel với dữ liệu cần hợp nhất
Các bước hợp nhất dữ liệu:
1. Sắp xếp Dữ liệu Nguồn:
- Mỗi tập dữ liệu cần hợp nhất phải nằm trên một trang tính riêng. Trang tính đích (nơi hợp nhất dữ liệu) nên để trống.
- Các trang tính nguồn phải có bố cục giống nhau, cột có tiêu đề và chứa dữ liệu cùng loại.
- Không được có hàng hoặc cột trống trong các trang tính nguồn.
2. Chạy Tính năng Consolidate: Trong trang tính đích, chọn ô góc trên bên trái. Chuyển đến tab Data và chọn Consolidate.
Tính năng Consolidate trong tab Data
Lưu ý: Nên hợp nhất dữ liệu vào trang tính trống. Nếu trang tính đích đã có dữ liệu, đảm bảo có đủ không gian trống.
3. Cấu hình Consolidate:
- Trong hộp Function, chọn hàm tính toán (Sum, Count, Average, Max, Min…). Ví dụ này chọn Sum.
- Trong hộp Reference, chọn vùng dữ liệu từ trang tính đầu tiên. Nhấn Add để thêm vùng dữ liệu từ các trang tính khác. Nếu trang tính nằm trong file Excel khác, nhấn Browse để chọn file.
Hộp thoại Consolidate
4. Cấu hình Cập nhật:
- Chọn Top row và/hoặc Left column trong Use labels in để sao chép tiêu đề hàng/cột.
- Chọn Create links to source data để tự động cập nhật dữ liệu khi dữ liệu nguồn thay đổi. Excel sẽ tạo liên kết đến dữ liệu nguồn.
Dữ liệu được hợp nhất với liên kết đến nguồn
Liên kết đến dữ liệu nguồn trên thanh công thức
Tính năng Consolidate hữu ích nhưng chỉ hoạt động với dữ liệu số và chỉ thực hiện các phép tính toán. Để sao chép dữ liệu giữa các trang tính, cần dùng phương pháp khác.
Hợp nhất Nhiều Trang tính Excel thành Một
Có 3 cách hợp nhất trang tính mà không cần sao chép dán thủ công:
- Sử dụng VBA
- Truy vấn nguồn dữ liệu (Power Query)
- Tiện ích bổ sung
Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng tiện ích Ablebits Consolidate Worksheet Wizard.
Hợp nhất Trang tính với Consolidate Worksheets Wizard
Ví dụ, bạn cần hợp nhất thông tin sản phẩm từ nhiều trang tính vào một bảng:
Dữ liệu sau khi được hợp nhất
5 bước hợp nhất:
1. Mở Consolidate Worksheets Wizard: Trong tab Ablebits, chọn Merge và sau đó chọn Consolidate Worksheets.
Mở Consolidate Worksheets Wizard
2. Chọn Trang tính và Vùng Dữ liệu: Tiện ích sẽ hiển thị danh sách các trang tính đang mở và tự động chọn vùng dữ liệu. Sử dụng nút thu gọn để chọn vùng dữ liệu khác. Nếu file cần hợp nhất đang đóng, nhấn Add files… để chọn.
Chọn trang tính và vùng dữ liệu
3. Chọn Kiểu Hợp nhất: Chọn Copy data from selected ranges to one worksheet và nhấn Next.
Chọn kiểu hợp nhất
4. Chọn Cách Hợp nhất:
- Paste all: Sao chép cả giá trị và công thức.
- Paste values only: Chỉ sao chép giá trị.
- Paste link to data: Tạo liên kết đến dữ liệu nguồn.
Các tùy chọn khác:
- My tables have headers: Hữu ích khi hợp nhất các bảng có thứ tự cột khác nhau.
- Copy data only for the matching columns in my first tables in the list: Chỉ hợp nhất các cột nhất định.
- Preserve formatting: Giữ nguyên định dạng.
- Separate the copied ranges by a blank row: Thêm hàng trống giữa các vùng dữ liệu.
Chọn cách hợp nhất
5. Chọn Vị trí Lưu Dữ Liệu: Chọn vị trí lưu dữ liệu: trang tính mới, file mới hoặc vị trí cụ thể trong trang tính.
Chọn vị trí lưu dữ liệu
Nhấn Finish để hoàn tất.
Kết quả sau khi hợp nhất
Tùy chọn Bổ sung
Ví dụ 1: Hợp nhất các trang tính có thứ tự cột khác nhau: Chọn My tables have headers.
Chọn tùy chọn My tables have headers
Kết quả sau khi hợp nhất với thứ tự cột khác nhau
Ví dụ 2: Hợp nhất các cột nhất định: Tạo bản sao của một trang tính, xóa các cột không cần thiết và chọn Copy data only for the matching columns in my first table in the list.
Chọn tùy chọn Copy data only for matching columns
Discussion about this post