Hướng Dẫn Cài Đặt Email trên Microsoft Outlook Chi Tiết Nhất

Microsoft Outlook là ứng dụng email quen thuộc với dân văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách cài đặt email trên Outlook hoặc sao lưu dữ liệu email để tránh mất mát khi cài lại máy. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách cài đặt email, cụ thể là Gmail, trên Outlook và một số thủ thuật hữu ích khác.

Microsoft Outlook là ứng dụng email phổ biến được sử dụng rộng rãi trong môi trường công sở. Tuy nhiên, việc cài đặt và cấu hình Outlook đôi khi gây khó khăn cho người dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt email trên Outlook, cụ thể là tài khoản Gmail, một cách chi tiết và dễ hiểu. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẹo hữu ích giúp bạn quản lý và bảo mật dữ liệu email hiệu quả.

Mô tả tìm kiếm Outlook trên Windows

Khởi Động Outlook

Trên Windows 8 trở lên, bạn chỉ cần gõ “Outlook” vào thanh tìm kiếm Start Menu, sau đó chọn ứng dụng Outlook để khởi động. Để tiện sử dụng, bạn có thể ghim ứng dụng vào thanh Taskbar bằng cách click chuột phải vào biểu tượng Outlook trên Taskbar và chọn “Pin to Taskbar”.

Ghim Outlook vào thanh Taskbar

Outlook thường được cài đặt sẵn cùng bộ Microsoft Office. Nếu chưa có, bạn cần cài đặt từ bộ cài Microsoft Office.

POP3 và IMAP: Sự Khác Biệt và Lựa Chọn

IMAP cho phép đồng bộ email theo thời gian thực trên nhiều thiết bị. Khi bạn xóa email trên một thiết bị, email đó cũng sẽ bị xóa trên máy chủ (sau 30 ngày trong thùng rác).

Cấu hình Outlook

POP3 tải email từ máy chủ về Outlook và lưu trữ cục bộ. Email được tải về hoàn toàn tách biệt với máy chủ, mặc dù bạn có thể thiết lập để xóa email trên máy chủ sau khi tải về. Với POP3, nếu bạn thiết lập trên nhiều thiết bị, chỉ thiết bị tải email trước mới nhận được email đó. Do đó, nên sử dụng POP3 cho một thiết bị duy nhất và IMAP cho các thiết bị còn lại. Điện thoại thường mặc định sử dụng IMAP.

Cài Đặt và Sao Lưu Dữ Liệu Outlook

Khi khởi động, Outlook sẽ tạo file Personal Data (.pst) trên ổ C. Để tránh mất dữ liệu khi cài lại Windows, bạn nên tạo file .pst trên ổ đĩa khác. Tạo một thư mục (ví dụ: “Mail Outlook”) trên ổ D hoặc E và lưu file .pst tại đó. Khi cài lại máy hoặc đổi máy tính, chỉ cần copy thư mục này sang máy mới.

Data File Outlook

Thiết Lập Email trong Control Panel

Nên thiết lập email thông qua Control Panel để chủ động hơn trong việc khởi tạo và quản lý tài khoản.

Bước 1: Mở Thiết Lập Mail trong Control Panel

Vào Control Panel và chọn Mail.

Mở Mail trong Control Panel

Bước 2: Thiết Lập Email Accounts trong Mail Setup

Chọn “Email Accounts” trong cửa sổ Mail Setup để thiết lập tài khoản Outlook.

Mail Setup

Bước 3: Cửa Sổ Thiết Lập Email trong Account Settings

Chọn “New” trong tab Email của cửa sổ Account Settings để thêm email mới.

Account Settings

Bước 4: Thiết Lập Thông Số trong Add Account

Điền thông tin tài khoản, bao gồm địa chỉ email và các thông số máy chủ (pop.gmail.com cho POP3, imap.gmail.com cho IMAP). Chọn “New Outlook Data File” hoặc “Existing Outlook Data File” để lưu trữ email. Chọn “More Settings” để tùy chỉnh thêm.

Add Account

Với POP3, cổng incoming server là 995, outgoing server là 587 (TLS) hoặc 465 (SSL).

Internet Email Settings

Bước 5: Bật POP3/IMAP trong Gmail

Đăng nhập vào Gmail trên web, vào “Settings” -> “Forwarding and POP/IMAP”. Bật “Enable POP download” hoặc “IMAP access” và lưu thay đổi.

Bật POP3/IMAP trong Gmail

Bước 6: Bật “Less Secure App Access” (Không Khuyến Khích)

Vào “Manage Your Google Account” -> “Security” -> “Less secure app access” -> “Turn on access”. Lưu ý, bước này tiềm ẩn rủi ro bảo mật.

Less Secure App Access

Nếu tài khoản bị khóa, truy cập đường dẫn sau và chọn “Unlock Captcha”:

Unlock Captcha

Sau khi hoàn tất, quay lại Outlook, nhập mật khẩu và chọn “OK”.

Tăng Giới Hạn Dung Lượng File PST

Với Office 2003 và 2007, giới hạn file PST là 20GB. Có hai cách để giải quyết vấn đề này:

• Cách 1: Sao Lưu (Archive) Thư Cũ: Di chuyển email cũ sang một file dữ liệu khác để giảm dung lượng file PST hiện tại.
• Cách 2: Chỉnh Sửa Registry: Tùy chỉnh giới hạn file PST lên đến 50GB (cần thận trọng khi chỉnh sửa Registry). Tham khảo bảng dưới đây để biết vị trí và giá trị cần chỉnh sửa:

Lấy Lại Mật Khẩu trong Outlook

Outlook lưu trữ mật khẩu và có thể bị lộ. Nhiều công cụ có thể hiển thị mật khẩu ẩn sau dấu sao.

Hiển thị mật khẩu

Bảo Mật Tài Khoản Gmail trên Outlook

Để tăng cường bảo mật, nên sử dụng mật khẩu ứng dụng. Bật bảo mật hai lớp trong “Security” của tài khoản Google.

Bật Bảo Mật Hai Lớp

Xác nhận thông qua số điện thoại hoặc ứng dụng Google Authenticator.

Bảo mật hai lớp

Tạo Mật Khẩu Ứng Dụng

Sau khi bật bảo mật hai lớp, bạn có thể tạo mật khẩu ứng dụng.

Mật khẩu ứng dụng

Tạo mật khẩu ứng dụng

Bạn có thể xóa mật khẩu ứng dụng nếu cần.

Xóa mật khẩu ứng dụng

Kết Luận

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách cài đặt Gmail trên Outlook và các vấn đề liên quan như sao lưu dữ liệu, tăng giới hạn dung lượng file PST và bảo mật. Hãy bật bảo mật hai lớp và sử dụng mật khẩu ứng dụng để bảo vệ tài khoản của bạn.