Nội Dung Bài Viết

Bạn đang sử dụng Microsoft Outlook và muốn biết cách sao lưu email, danh bạ, lịch hẹn và công việc? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sao lưu dữ liệu Outlook tự động và thủ công cho tất cả các phiên bản, bao gồm Outlook 2007, 2010, 2013 và 2016. Việc sao lưu thường xuyên giúp bạn bảo vệ dữ liệu quan trọng và dễ dàng khôi phục khi cần thiết, đặc biệt khi chuyển sang máy tính mới hoặc gặp sự cố hệ thống.

Mặc dù Outlook tự động lưu trữ email và các mục khác trong file .pst, nhưng một số cài đặt như tài khoản, chữ ký và mẫu lại được lưu trữ riêng. Do đó, sao lưu toàn bộ dữ liệu Outlook đòi hỏi nhiều bước hơn là chỉ sao chép file .pst.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sao lưu toàn diện dữ liệu Outlook, bao gồm cả các cài đặt quan trọng.

Sao Lưu Email Outlook Bằng Cách Xuất File .pst

Xuất file .pst là cách an toàn và đáng tin cậy để sao lưu dữ liệu Outlook, bao gồm email, danh bạ, lịch, công việc và ghi chú.

Hướng Dẫn Cho Outlook 2013 và 2016

Mở Outlook, chọn File > Open & Export > Import/Export.
Sao lưu email Outlook 2013 và 2016
Trong Import and Export Wizard, chọn Export to a file và nhấn Next.
Chọn Export to a file và nhấn Next
Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next.
Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next
Chọn tài khoản email cần sao lưu và đảm bảo chọn Include subfolders. Thao tác này sẽ xuất tất cả thư mục, bao gồm Hộp thư đến, Hộp thư đi, Nháp, Danh bạ, Lịch, Công việc, Ghi chú và Nhật ký. Bạn cũng có thể chọn một thư mục cụ thể để xuất, ví dụ Hộp thư đến. Lưu ý: Bạn chỉ có thể chọn một thư mục tại một thời điểm.
Chọn tài khoản email cần sao lưu
Hộp thoại sẽ đề xuất lưu file .pst vào vị trí mặc định: C:Users[tên người dùng]DocumentsOutlook Filesbackup.pst. Nếu đồng ý, nhấn Finish. Để lưu vào vị trí khác, nhấn Browse, chọn vị trí mong muốn và nhấn OK. Nếu xuất sang file .pst hiện có, hãy chọn tùy chọn xử lý mục trùng lặp. Tùy chọn mặc định Replace duplicates with items exported thường phù hợp.
Chọn tùy chọn xử lý mục trùng lặpLưu ý: Nếu đã xuất dữ liệu Outlook trước đó, hãy nhập tên file khác để tránh ghi đè.
Nếu tạo file .pst mới, Outlook sẽ đề xuất đặt mật khẩu bảo vệ. Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó nhấn OK. Nếu không muốn đặt mật khẩu, để trống cả hai trường và nhấn OK.
Đặt mật khẩu bảo vệ file sao lưu

Quá trình xuất file .pst có thể mất thời gian, đặc biệt với file dung lượng lớn.

Xem thêm: Hiểu và Khắc phục Lỗi Thực Thi (Run-time Error) trong VBA Excel

Hướng Dẫn Cho Outlook 2010

Trong Outlook 2010, vào File > Options > Advanced > Export. Sau đó, làm theo các bước từ 2-6 như trên.

Sao lưu email Outlook 2010

Hướng Dẫn Cho Outlook 2007

Trong Outlook 2007, vào File > Import and Export. Sau đó, làm theo các bước tương tự như Outlook 2013.

Sao lưu email Outlook 2007

Sao Chép File .pst – Cách Nhanh Nhất Để Sao Lưu

Người dùng có kinh nghiệm có thể sao chép file .pst thủ công. Tuy nhiên, vị trí lưu trữ file .pst khác nhau tùy phiên bản Outlook.

Vị Trí File .pst

Outlook 2013 và 2016 (Windows 8/10): C:Users[tên người dùng]AppDataLocalMicrosoftOutlook hoặc C:Users[tên người dùng]RoamingLocalMicrosoftOutlook
Outlook 2013 và 2016 (Windows 7/Vista): C:Users[tên người dùng]DocumentsOutlook Files
Outlook 2010: C:Users[tên người dùng]DocumentsOutlook Files
Outlook 2007: C:Users[tên người dùng]AppDataLocalMicrosoftOutlook

Lưu ý: AppData là thư mục ẩn. Để hiển thị, vào Control Panel > Folder Options > View > chọn Show hidden files, folders, or drives.

Xác Định Vị Trí File .pst

Vào File > Account Settings > Account Settings.
Chuyển sang tab Data Files.
Chọn tài khoản và nhấn Open File Location….

Xác định vị trí file .pst

Sau đó, đóng Outlook và sao chép file .pst.

Sao Lưu Chữ Ký, Mẫu Và Cài Đặt Outlook

Bạn cũng nên sao lưu các mục khác như chữ ký, mẫu và cài đặt Outlook. Dưới đây là vị trí lưu trữ của chúng trong Outlook 2013 và 2016:

Chữ ký: C:Users[tên người dùng]AppDataRoamingMicrosoftSignatures
Mẫu: C:Users[tên người dùng]AppDataRoamingMicrosoftTemplates

Sao Lưu Email Office 365

Thông thường, bạn không cần sao lưu hộp thư Office 365 vì dữ liệu được lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, nếu muốn sao lưu cục bộ, bạn có thể thêm tài khoản Office 365 vào Outlook desktop và xuất dữ liệu sang file .pst.

Xem thêm: Tách Bảng Tính Excel Thành Nhiều Tệp Riêng Biệt

Sao Lưu Hộp Thư Outlook Exchange

Tài khoản Exchange lưu trữ dữ liệu trên máy chủ. Nếu muốn sao lưu cục bộ, bạn có thể sử dụng tính năng Tự động lưu trữ: File > Options > Advanced > AutoArchive > AutoArchive Settings.