Dữ liệu kho thường phức tạp, việc tạo báo cáo Nhập-Xuất-Tồn trên Excel truyền thống gặp nhiều khó khăn. Trong phần 2 này, Học Excel Online tiếp tục hướng dẫn bạn cách sử dụng Power Query để tái cấu trúc dữ liệu, giúp tạo báo cáo kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Chúng ta sẽ tập trung vào việc chuyển đổi và gộp dữ liệu từ nhiều bảng thành một bảng duy nhất, chuẩn bị cho việc phân tích và báo cáo.
Bạn có thể tải file mẫu tại đây: http://bit.ly/2ChNJR4
Nếu chưa cài đặt Power Query, hãy tham khảo bài viết: Hướng dẫn cài đặt Power Query trong Excel 2010, 2013, 2016
Mục tiêu của chúng ta là tái cấu trúc bảng dữ liệu Nhập và Xuất:
- Chuyển đổi 2 bảng sang dạng bảng dữ liệu tiêu chuẩn.
- Gộp dữ liệu từ 2 bảng vào 1 bảng duy nhất.
Tìm hiểu thêm về cấu trúc bảng dữ liệu tiêu chuẩn tại: Thế nào là cấu trúc bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Dưới đây là các bước thực hiện trong Power Query:
Chuyển đổi bảng dữ liệu sang dạng Table
Để Power Query hoạt động hiệu quả, nên chuyển đổi dữ liệu sang dạng Table. Ưu điểm:
- Table tự động mở rộng khi thêm dữ liệu.
- Power Query chỉ lấy dữ liệu trong Table, không lấy toàn bộ Sheet.
Chuyển đổi dữ liệu sang dạng Table
Cách thực hiện: Chọn một ô trong bảng dữ liệu, nhấn Ctrl + T (hoặc vào thẻ Insert, chọn Table). Tham khảo thêm: Hướng dẫn tạo và định dạng bảng biểu trong Excel.
Nạp dữ liệu từ Excel vào Power Query
Nạp dữ liệu từ Excel vào Power Query
Sau khi chuyển đổi sang dạng Table, dữ liệu sẽ được nạp vào Power Query để xử lý và phân tích.
Xử lý dòng dữ liệu trống
Xử lý dòng dữ liệu trống
Trong quá trình nhập liệu, đôi khi xuất hiện các dòng trống. Power Query giúp loại bỏ dễ dàng, đảm bảo dữ liệu sạch và chính xác.
Gộp 2 bảng dữ liệu về 1 bảng
Gộp 2 bảng dữ liệu về 1 bảng
Đây là bước quan trọng, giúp tổng hợp dữ liệu Nhập-Xuất vào một bảng duy nhất, tạo nền tảng cho việc phân tích và báo cáo. Power Query cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thực hiện việc gộp dữ liệu một cách linh hoạt và chính xác.
Chuẩn hóa dữ liệu và xuất ra Excel
Sau khi gộp bảng và xử lý dữ liệu, bạn có thể chuẩn hóa (chỉnh sửa kiểu dữ liệu, tên cột,…) và xuất kết quả trở lại Excel để tạo báo cáo.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng Power Query để tái cấu trúc dữ liệu nhập kho. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi Học Excel Online để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích!
Discussion about this post