Hướng dẫn Gửi Email Hàng Loạt từ Excel với VBA

Bài viết này hướng dẫn bạn cách gửi email hàng loạt từ Excel bằng VBA, một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa quy trình gửi email cá nhân hóa, gửi email kèm file đính kèm (hình ảnh, video,…), và thiết lập gửi email theo điều kiện cụ thể. Cùng tìm hiểu chi tiết cách thực hiện nhé!

Minh họa gửi email từ Excel

Tự động hóa việc gửi email trong Excel

Trong Excel, việc gửi email hàng loạt cho nhiều người với nội dung tùy chỉnh và file đính kèm khác nhau có thể trở nên phức tạp. Module VBA mSendEmail cung cấp giải pháp đơn giản và hiệu quả cho vấn đề này với các ưu điểm:

• Tùy chỉnh nội dung email động, theo điều kiện.
• Dễ sử dụng, phù hợp với mọi trình độ.
• Hỗ trợ file log, theo dõi trạng thái gửi email.

Minh họa giao diện gửi email từ Excel

Video hướng dẫn:

https://www.youtube.com/watch?v=dcZEEBtIW4o[/embed]

A. Cấu hình Outlook

Trước khi gửi email từ Excel, bạn cần cấu hình Outlook:

Cấu hình Outlook

Hãy đảm bảo bạn có thể gửi email từ Outlook trước khi tiếp tục.

Hướng dẫn cấu hình Outlook

B. Thêm mã nguồn VBA

1. Tải mã nguồn mSendEmail.bas tại: https://drive.google.com/open?id=0B87wpzexmU0UN3d5anNBaXgtdVk
2. Trong Excel, nhấn Alt + F11 để mở VBA Editor.
3. Click chuột phải vào workbook, chọn Import file… và chọn file mSendEmail.bas vừa tải.

Nhập file mSendEmail.bas

4. Double click vào Modules, rồi mSendEmail.

Kiểm tra module mSendEmail

Thủ thuật Excel nâng cao

C. Tạo bảng Email

Bảng Email cần có ít nhất hai cột: “To” (địa chỉ email người nhận) và “Status” (trạng thái gửi). Các cột khác như CC, BCC, Subject, Body, File đính kèm (File 1 đến File 4), và Disable (vô hiệu hóa gửi) là tùy chọn. Mỗi hàng trong bảng tương ứng với một email.

• To: Địa chỉ email người nhận (bắt buộc).
• CC, BCC: Địa chỉ email CC, BCC.
• Status: Trạng thái gửi email (bắt buộc). Giá trị là ngày giờ gửi nếu thành công, ngược lại là thông báo lỗi.
• Subject, Body: Tiêu đề và nội dung email.
• File 1 đến File 4: Đường dẫn đến file đính kèm. Có thể đính kèm nhiều file trong một ô, cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;).
• Disable: Nếu là True, email sẽ không được gửi.

Cấu trúc bảng Email

1. Nhập Email

Sao chép danh sách email vào cột “To”.

Nhập danh sách email

2. Nhập Subject

Nhập tiêu đề email vào cột “Subject”.

Nhập tiêu đề email

3. Tạo nội dung Email (Body)

Sử dụng các cột phụ và công thức để tạo nội dung email động, cá nhân hóa cho từng người nhận. Hàm Replaces (tự viết) giúp thay thế các placeholder trong nội dung email.

Tạo nội dung email động

Ví dụ nội dung email

Hoàn thiện nội dung email

4. Tạo file đính kèm

Thêm đường dẫn đến các file đính kèm vào các cột “File 1” đến “File 4”.

Thêm file đính kèm

D. Gửi Email

Có ba cách để gửi email:

1. Gửi thủ công

1. Chọn toàn bộ bảng Email.
2. Nhấn Alt + F8.
3. Chọn MacroSendEmail và click Run.

Gửi email thủ công

2. Gửi bằng nút bấm

1. Trong VBA Editor (Alt + F11), thêm module mới và nhập mã VBA để gọi thủ tục SendEmail.
2. Chèn nút bấm (Shape) vào sheet và gán macro SendEmailToButt cho nút bấm.

Gửi email bằng nút bấm

Gán macro cho nút bấm

3. Gửi bằng VBA

Gọi thủ tục SendEmail(rTable, sFolderLog) trong VBA, với rTable là bảng Email và sFolderLog là đường dẫn đến thư mục lưu file log.

E. Giám sát và xử lý lỗi

• Cột “Status” hiển thị trạng thái gửi email.
• File log (*.log) ghi lại quá trình gửi email.

Kiểm tra trạng thái gửi email

File log