Quản lý kho trên Excel thường gắn liền với việc tạo báo cáo Nhập-Xuất-Tồn và Thẻ kho. Tuy nhiên, việc nhập liệu trên Excel có thể gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Power Query để tối ưu hóa quy trình báo cáo kho trên Excel, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa.

Mô hình dữ liệu kho thường gặp bao gồm một kho hàng được theo dõi trên file Excel với ba sheet: Danh sách hàng hóa, Nhập và Xuất. Việc tách biệt sheet Nhập và Xuất giúp dễ dàng thu thập dữ liệu và tránh nhầm lẫn. Tuy nhiên, mô hình này cũng gặp phải một số khó khăn.

Thứ nhất, khi ghi sổ kho, thông tin chung của mỗi phiếu nhập/xuất chỉ xuất hiện trên một dòng, trong khi các mặt hàng trong cùng một phiếu lại nằm trên nhiều dòng. Điều này gây khó khăn cho việc báo cáo theo thời gian do các dòng trống thiếu thông tin.

Dòng trống trong bảng dữ liệu kho

Thứ hai, việc dữ liệu được ghi trên nhiều sheet gây khó khăn cho việc tổng hợp báo cáo. Để tạo báo cáo chi tiết (thẻ kho) cho một mặt hàng cụ thể, bạn cần trích lọc thông tin từ cả hai sheet Nhập và Xuất, sau đó ghép nối và sắp xếp lại. Quá trình này tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Báo cáo chi tiết nhập xuất tồn kho

Một vấn đề khác là việc thay đổi thói quen nhập liệu của người dùng. Việc tái cấu trúc bảng dữ liệu cần được thực hiện tự động mỗi khi có dữ liệu mới được nhập vào sheet Nhập và Xuất.

Vậy làm thế nào để vừa giữ nguyên cách nhập liệu, vừa tự động tạo bảng dữ liệu chuẩn để làm báo cáo dễ dàng? Giải pháp chính là sử dụng Power Query để tái cấu trúc dữ liệu.

Power Query là một công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp bạn thu thập, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Để hiểu rõ hơn về Power Query, bạn có thể tìm hiểu thêm về công cụ này và những lợi ích mà nó mang lại.

Khoá học Excel